Regulamin Happy Therapy – Centrum Terapii Mowy i Ciała

§ 1. Informacje ogólne

1. Regulamin określa zasady korzystania z usług terapeutycznych świadczonych w „Happy Therapy – Centrum Terapii Mowy i Ciała”, zwanym dalej „Poradnią”.
2. Poradnia oferuje usługi specjalistyczne w zakresie logopedii, psychologii, psychiatrii,  pedagogiki, fizjoterapii, terapii integracji sensorycznej, terapii miofunkcjonalnej oraz innych form wsparcia terapeutycznego, diagnostycznego i rozwojowego dla dzieci, młodzieży oraz osób dorosłych.
3. Korzystanie z usług Poradni jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
4. Regulamin ma na celu zapewnienie przejrzystych zasad współpracy pomiędzy Poradnią, specjalistami oraz pacjentami, a także umożliwienie prawidłowej organizacji pracy terapeutycznej.

§ 2. Rejestracja i zasady uczestnictwa w terapii

1. Rejestracja na wizytę odbywa się telefonicznie, osobiście, poprzez wiadomość SMS, portal ZnanyLekarz lub inne dostępne kanały online udostępnione przez Poradnię.
2. Pacjent zobowiązany jest do punktualnego stawienia się na wizytę. Spóźnienie nie powoduje przedłużenia czasu trwania wizyty.
3. W przypadku spóźnienia przekraczającego 15 minut specjalista ma prawo odmówić przeprowadzenia wizyty, traktując ją jako wizytę odbytą i pełnopłatną.
4. W przypadku opóźnienia z winy specjalisty wizyta zostanie odpowiednio przedłużona, jeżeli będzie to organizacyjnie możliwe, albo zostanie zaproponowany inny sposób uzupełnienia czasu.
5. Dzieci i osoby niepełnoletnie muszą przebywać na terenie Poradni pod stałą opieką rodzica lub opiekuna prawnego, chyba że specjalista wyraźnie postanowi inaczej.
6. Poradnia nie ponosi odpowiedzialności za dzieci pozostawione bez opieki w poczekalni lub na terenie placówki.
7. Dzieci mogą wejść do gabinetu wyłącznie pod opieką terapeuty prowadzącego lub w obecności rodzica/opiekuna, jeżeli jest to przewidziane w planie terapii albo zalecone przez specjalistę.
8. Rodzic/opiekun zobowiązuje się do przebywania w Poradni przez cały czas trwania wizyty dziecka, o ile specjalista nie postanowi inaczej.
9. Pacjent lub rodzic/opiekun dziecka zobowiązany jest do współpracy ze specjalistą, przekazywania istotnych informacji mogących mieć wpływ na przebieg terapii oraz stosowania się do ustaleń organizacyjnych Poradni.

§ 3. Stała terapia i cykliczne terminy wizyt

1. Przez stałą terapię rozumie się regularny, cykliczny udział klienta w spotkaniach terapeutycznych, diagnostycznych, rozwojowych lub konsultacyjnych, odbywających się w ustalonym z Poradnią i/lub specjalistą powtarzalnym terminie, w szczególności raz lub kilka razy w tygodniu, co dwa tygodnie albo w innym uzgodnionym rytmie.
2. Stała terapia ma na celu zapewnienie ciągłości procesu terapeutycznego, systematycznej pracy ze specjalistą oraz realizację ustalonych celów terapii.
3. Wpisanie pacjenta na stały, cykliczny termin oznacza, że Poradnia oraz specjalista rezerwują dla niego określony dzień i godzinę w grafiku, ograniczając możliwość udostępnienia tego terminu innym osobom.
4. Stały termin terapii stanowi organizacyjne zobowiązanie obu stron:
   a) Poradnia zobowiązuje się do zabezpieczenia terminu w grafiku specjalisty,
   b) specjalista zobowiązuje się do gotowości świadczenia usługi w ustalonym terminie,
   c) pacjent lub rodzic/opiekun zobowiązuje się do regularnego uczestnictwa w terapii, terminowego odwoływania nieobecności oraz przestrzegania zasad płatności.
5. Pacjent lub rodzic/opiekun korzystający ze stałej terapii zobowiązuje się w szczególności do:
   a) regularnego uczestnictwa w ustalonych spotkaniach,
   b) punktualnego przychodzenia na wizyty,
   c) odwoływania wizyt zgodnie z zasadami określonymi w § 4 Regulaminu,
   d) terminowego regulowania płatności,
   e) informowania Poradni z odpowiednim wyprzedzeniem o dłuższej planowanej nieobecności,
   f) współpracy ze specjalistą w zakresie zaleceń terapeutycznych.
6. Poradnia oraz specjalista zobowiązują się w szczególności do:
   a) prowadzenia terapii z należytą starannością, zgodnie z aktualną wiedzą i kompetencjami specjalisty,
   b) zapewnienia organizacyjnej ciągłości terapii w miarę możliwości placówki,
   c) informowania pacjenta lub rodzica/opiekuna o ewentualnych zmianach w grafiku, nieobecności specjalisty lub konieczności zmiany terminu zajęć,
   d) proponowania, w miarę dostępności grafiku, alternatywnego terminu w przypadku odwołania wizyty z przyczyn leżących po stronie Poradni lub specjalisty.
7. Stały termin terapii nie oznacza bezwarunkowej i nieograniczonej rezerwacji miejsca w grafiku. Utrzymanie stałego terminu jest uzależnione od regularnego uczestnictwa w terapii, przestrzegania Regulaminu oraz terminowego regulowania należności.
8. W przypadku powtarzających się nieobecności, częstego odwoływania wizyt, nieterminowego odwoływania wizyt lub nieregularnego korzystania ze stałej terapii, Poradnia ma prawo dokonać weryfikacji zasadności dalszego blokowania stałego terminu dla danego pacjenta.
9. Za powtarzające się nieobecności lub nieregularne korzystanie ze stałej terapii mogą zostać uznane w szczególności:
   a) co najmniej dwie nieobecności lub odwołania wizyt w okresie jednego miesiąca,
   b) częstsza nieobecność pacjenta niż jego obecność w ustalonych terminach terapii,
   c) powtarzające się odwoływanie wizyt z naruszeniem terminu 24 godzin,
   d) niestawienie się na wizytę bez wcześniejszego odwołania,
   e) sytuacja, w której sposób korzystania z terapii uniemożliwia zachowanie ciągłości procesu terapeutycznego.
10. W przypadkach wskazanych w ust. 8 – 9 Poradnia może:
    a) przeprowadzić rozmowę organizacyjną z pacjentem lub rodzicem/opiekunem,
    b) zaproponować zmianę częstotliwości terapii,
    c) zaproponować zmianę terminu terapii,
    d) uzależnić dalsze utrzymanie stałego terminu od przedpłaty za kolejne wizyty,
    e) zrezygnować z dalszego blokowania stałego terminu w grafiku specjalisty,
    f) zaproponować umawianie wizyt wyłącznie w trybie pojedynczych rezerwacji, zgodnie z aktualną dostępnością terminów.
11. Decyzja o rezygnacji z dalszego utrzymywania stałego terminu może zostać podjęta przez Poradnię w szczególności wtedy, gdy z powodu częstych odwołań lub nieobecności specjalista pozostaje z zablokowanym terminem, którego nie może udostępnić innym pacjentom, a udział danej osoby w terapii jest nieregularny.
12. Rezygnacja z utrzymywania stałego terminu nie musi oznaczać zakończenia współpracy terapeutycznej. Oznacza ona, że pacjent może umawiać kolejne wizyty w dostępnych terminach, bez gwarancji zachowania dotychczasowego dnia i godziny.
13. Poradnia ma prawo zakończyć współpracę terapeutyczną, jeżeli brak regularności, brak współpracy, częste nieobecności lub naruszanie zasad Regulaminu uniemożliwiają prawidłowe prowadzenie terapii albo dezorganizują pracę specjalisty i Poradni.
14. Pacjent lub rodzic/opiekun może zrezygnować ze stałej terapii, informując o tym Poradnię z odpowiednim wyprzedzeniem, rekomendowanym co najmniej 7 dni przed planowanym zakończeniem współpracy, chyba że strony ustalą inaczej.
15. W przypadku planowanej dłuższej nieobecności, w szczególności urlopu, wyjazdu, leczenia, hospitalizacji lub innych okoliczności uniemożliwiających udział w terapii, pacjent lub rodzic/opiekun powinien poinformować Poradnię możliwie jak najwcześniej. Utrzymanie stałego terminu po dłuższej przerwie zależy od możliwości organizacyjnych Poradni.

§ 4. Bezpieczeństwo i porządek

1. Pacjenci oraz osoby im towarzyszące zobowiązani są do zachowania spokoju, kultury osobistej i szacunku wobec personelu, specjalistów oraz innych osób korzystających z usług Poradni.
2. Na terenie Poradni obowiązuje zakaz:
   a) palenia tytoniu i używania wyrobów nikotynowych,
   b) używania substancji psychoaktywnych,
   c) przebywania pod wpływem alkoholu lub środków odurzających,
   d) używania telefonów komórkowych w sposób zakłócający pracę Poradni,
   e) rejestrowania dźwięku, obrazu lub przebiegu wizyt bez uprzedniej, wyraźnej zgody specjalisty oraz Poradni.
3. Specjalista ma prawo zakończyć wizytę lub odmówić jej przeprowadzenia w przypadku zachowania agresywnego, naruszającego bezpieczeństwo, godność lub komfort specjalisty, dziecka, innych pacjentów albo personelu Poradni.
4. Specjalista ma prawo rekomendować zakończenie współpracy terapeutycznej w przypadku:
   a) braku współpracy ze strony dziecka i/lub rodzica/opiekuna,
   b) powtarzającego się niestosowania się do zaleceń terapeutycznych,
   c) postawy utrudniającej realizację celów terapii,
   d) zachowań zagrażających bezpieczeństwu,
   e) braku regularności uniemożliwiającego prowadzenie skutecznej terapii.
5. Poradnia zastrzega sobie prawo do odmowy dalszego świadczenia usług w przypadku rażącego lub powtarzającego się naruszenia Regulaminu, agresji, braku współpracy, nieuregulowanych płatności albo zachowań dezorganizujących pracę Poradni.
6. Na terenie Poradni, w poczekalni, prowadzony jest monitoring wizyjny. Monitoring stosowany jest wyłącznie ze względów bezpieczeństwa, ochrony osób przebywających na terenie Poradni, ochrony mienia oraz zapewnienia porządku organizacyjnego.
7. Monitoring nie obejmuje gabinetów terapeutycznych ani przebiegu wizyt, konsultacji, diagnoz lub terapii.
8. Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych w związku ze stosowaniem monitoringu, w tym okresu przechowywania nagrań oraz praw osób, których dane dotyczą, dostępne są w klauzuli informacyjnej RODO udostępnionej w Poradni.

§ 5. Zasady płatności i odwoływania wizyt

1. Płatność za wizytę odbywa się zgodnie z obowiązującym cennikiem dostępnym w rejestracji Poradni lub na stronie internetowej Poradni.
2. Opłaty można uiścić gotówką, kartą płatniczą, przelewem, BLIKIEM, poprzez portal Znany Lekarz lub inną formą płatności akceptowaną przez Poradnię.
3. Rezerwacja wizyty pierwszorazowej jest ważna po dokonaniu przedpłaty w wysokości 100% ceny wizyty, najpóźniej 24 godziny przed planowanym terminem spotkania. W przypadku braku wpłaty Poradnia zastrzega sobie prawo do anulowania wizyty.
4. Wizytę można odwołać lub przełożyć bez ponoszenia kosztów najpóźniej 24 godziny przed zaplanowanym terminem wizyty. Termin 24 godzin obowiązuje zarówno w przypadku odwołania wizyty, jak i w przypadku jej przełożenia na inny termin.
5. Odwołanie lub przełożenie wizyty może nastąpić:
   a) poprzez wiadomość SMS na numer telefonu Poradni,
   b) poprzez portal ZnanyLekarz, jeżeli wizyta została umówiona lub jest widoczna w tym portalu,
   c) telefonicznie poprzez kontakt z placówką.
6. Odwołanie lub przełożenie wizyty dokonane zgodnie z ust. 4–5 nie wymaga dodatkowego potwierdzenia przez recepcję Poradni, aby było skuteczne.
7. Za moment odwołania albo przełożenia wizyty uznaje się moment wysłania wiadomości SMS, dokonania odpowiedniej zmiany przez portal ZnanyLekarz albo skutecznego telefonicznego zgłoszenia placówce.
8. Wizyta może zostać przełożona maksymalnie dwa razy, pod warunkiem zachowania terminu wskazanego w ust. 4. Przy trzeciej próbie przełożenia tej samej wizyty Poradnia ma prawo anulować wizytę. W takim przypadku konieczne jest dokonanie nowej rezerwacji, zgodnie z aktualną dostępnością terminów.
9. Jeżeli pacjent lub rodzic/opiekun podejmie próbę przełożenia wizyty później niż 24 godziny przed jej zaplanowanym terminem, wizyta traktowana jest jako odwołana po terminie i pozostaje pełnopłatna.
10. Wizyty odwołane lub przełożone później niż 24 godziny przed zaplanowanym terminem są pełnopłatne.
11. Wizyty nieodbyte, w szczególności w przypadku niestawienia się pacjenta bez wcześniejszego odwołania zgodnego z Regulaminem, są pełnopłatne.
12. W przypadku wizyty odwołanej z zachowaniem terminu wskazanego w ust. 4 pacjentowi przysługuje zwrot dokonanej przedpłaty w pełnej wysokości albo, na jego życzenie, zaliczenie wpłaty na poczet nowego terminu wizyty, z zastrzeżeniem limitu przełożeń określonego w ust. 8.
13. W przypadku wizyty przełożonej z zachowaniem terminu wskazanego w ust. 4 dokonana przedpłata może zostać zaliczona na poczet nowego ustalonego terminu wizyty, z zastrzeżeniem, że ta sama wizyta może zostać przełożona maksymalnie dwa razy.
14. W przypadku odwołania wizyty później niż 24 godziny przed jej terminem, próby przełożenia wizyty później niż 24 godziny przed jej terminem, nieobecności na wizycie lub spóźnienia skutkującego odmową przeprowadzenia wizyty, uiszczona przedpłata nie podlega zwrotowi i zostaje zaliczona na poczet należności za zarezerwowany termin.

§ 6. Organizacja pracy w okresie wakacyjnym

1. W okresie wakacyjnym, obejmującym w szczególności miesiące lipiec i sierpień, mogą obowiązywać odrębne zasady organizacji terapii oraz grafiku wizyt.
2. Zapisy na zajęcia w okresie wakacyjnym mogą być prowadzone osobno i nie gwarantują utrzymania dotychczasowego stałego terminu terapii.
3. Pacjenci oraz rodzice/opiekunowie są zobowiązani do bieżącego potwierdzania swojej obecności w okresie wakacyjnym zgodnie z zasadami ogłoszonymi przez Poradnię.
4. Po zakończeniu okresu wakacyjnego Poradnia, w miarę możliwości organizacyjnych, podejmuje działania zmierzające do kontynuacji terapii w dotychczasowym lub innym uzgodnionym terminie.

§ 7. Dokumentacja i przetwarzanie danych

1. Dane osobowe pacjentów są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w celach związanych z realizacją usług terapeutycznych, diagnostycznych, organizacyjnych i rozliczeniowych.
2. Pacjent ma prawo do wglądu w swoje dane, ich poprawiania oraz realizacji innych uprawnień wynikających z przepisów prawa.
3. Dokumentacja medyczna, terapeutyczna, diagnostyczna lub inna dokumentacja związana ze świadczeniem usług prowadzona jest i przechowywana zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi zasadami Poradni.
4. Informacje dotyczące przebiegu terapii dziecka mogą być przekazywane rodzicom lub opiekunom prawnym zgodnie z zasadami ustalonymi ze specjalistą oraz z uwzględnieniem dobra dziecka i obowiązujących przepisów.

§ 8. Postanowienia końcowe

1. Poradnia zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu w dowolnym czasie.
2. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z chwilą ich publikacji na stronie internetowej Poradni, udostępnienia w siedzibie Poradni lub poinformowania pacjentów w inny przyjęty sposób.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
4. Wszelkie skargi, sugestie i pytania można kierować do kierownictwa Poradni.

Regulamin obowiązuje od dnia: 14.05.2026 r.